La bandeja de solicitudes

Dónde llega cada consulta

Solicitudes es tu bandeja de reservas. Cada consulta que alguien envía por tu formulario de reservas llega aquí, con su descripción, sus imágenes de referencia, sus datos de contacto y un hilo de mensajes donde puedes responder. Nada se va a tu correo personal para perderse detrás de un recibo.

Una solicitud se queda con un cliente de principio a fin. Empieza como consulta, se vuelve cotización, luego una cita reservada, y termina en Completadas. Nunca tienes que copiar detalles de un lugar a otro.

Si las consultas hoy te llegan por mensajes directos de Instagram, empieza con llevar las consultas a tu formulario de reservas. Para los pasos después de que llega una solicitud, lee el recorrido del cliente.

Las pestañas

Cinco pestañas recorren la parte de arriba de la página, y cada una muestra un conteo para que veas de un vistazo dónde está el trabajo.

• Bandeja de entrada es todo lo que sigue en juego. Las consultas nuevas que no has respondido, más las cotizaciones enviadas que el cliente aún no paga.
• Reservadas es el trabajo confirmado. Una solicitud llega aquí en el momento en que el cliente paga su depósito, y sale de la Bandeja de entrada al mismo tiempo para que nunca la veas dos veces.
• Completadas es el trabajo terminado, guardado para tus registros y tus cifras de ingresos.
• Lista de espera está marcada como Próximamente. Todavía no hace nada.
• Archivo guarda todo lo que pusiste a un lado, más todo lo que rechazaste.

Archivar es independiente del estado. Una solicitud archivada conserva lo que realmente era, así que un trabajo completado que archivas sigue contando para tus ingresos. Archivar es ordenar la bandeja, no borrar. Mira rechazar y archivar.

Nuevas y Aprobadas

La pestaña Bandeja de entrada se divide en dos grupos para que lo que te necesita quede arriba.

Nuevas es todo lo que sigue esperándote, la hayas abierto o no. Esto también es lo que enciende el punto en tu barra lateral. Aprobadas es todo lo que ya cotizaste y para lo que esperas al cliente.

Si un cliente edita su solicitud después de que lo cotizaste, vuelve a Nuevas y lleva una etiqueta Actualizada que muestra exactamente qué cambió. Su pago queda retenido hasta que la revises, para que nadie pague la pieza equivocada.

Qué significa cada estado

Cada solicitud lleva una insignia de estado. Pasa el cursor y obtienes una explicación de una línea, pero aquí está el conjunto completo.

• Nueva: el cliente la envió y te está esperando.
• Aprobada: enviaste una cotización con precios y opciones de cita. Esperas a que el cliente reserve.
• Depósito pagado: su dinero ya llegó. Falta fijar la fecha.
• Confirmada: el depósito está pagado y la fecha está fijada.
• Completada: la sesión se hizo y el pago final está recibido.
• Rechazada y Cancelada: tú la rechazaste, o uno de los dos la canceló.

Búsqueda, filtros y estrellas

La caja de búsqueda del encabezado encuentra por el nombre completo del cliente, su correo y el título que le puso a la pieza. Busca dentro de la pestaña en la que estás, así que si no encuentras a alguien, revisa si su trabajo ya está en Reservadas o Archivo.

El botón de filtro abre Filtrar y ordenar. Ordena de la más nueva a la más antigua, o al revés, y elige si eso se refiere a cuándo se Creó la solicitud o a cuándo se Actualizó por última vez. Bajo Mostrar solo puedes limitar a Destacadas, Flash o Evento, y bajo Estado de lectura a No leídas o Leídas. Un punto en el botón de filtro te avisa que hay un filtro activo. Restablecer los quita.

Toca la estrella en cualquier fila para tener a la mano una solicitud, y luego filtra por Destacadas cuando quieras ver solo esas. Es la forma más rápida de no perder de vista las tres piezas que realmente quieres dibujar esta semana.

Abrir una solicitud

Haz clic en una fila para abrirla. En la computadora ves el lado del cliente a la izquierda y tu área de trabajo a la derecha, dividida entre Info de la cita y Detalles. En tu teléfono se abre como una hoja con las pestañas Detalles, Imágenes, Mensajes y Cita.

Detalles es todo lo que envió: la descripción con sus propias palabras, ubicación, tamaño, presupuesto, imágenes de referencia y cualquier pregunta personalizada que agregaste a tu formulario. Reserva para te dice de un vistazo qué tipo de trabajo es, ya sea un Diseño personalizado, una Pieza flash o un evento que estás organizando.

Desde aquí tomas la decisión. Aprobar abre el creador de cotizaciones, explicado en aprobar y cobrar un depósito. Rechazar envía un no amable.

Sacar adelante una pila

Haz clic derecho en una fila en la computadora, o mantenla presionada en el teléfono, para ver un menú corto: Seleccionar solicitud, Archivar solicitud y Eliminar solicitud una vez que algo ya está archivado.

Seleccionar solicitud pone la lista en modo de selección para que marques varias y luego uses Destacar, Archivar o Eliminar en todas de una vez. Eliminar solo se ofrece en solicitudes que archivaste primero, así que no puedes borrar una consulta activa por accidente.

¿Tienes una duda sobre una solicitud? El menú de puntos suspensivos del encabezado tiene Ayuda, que abre Maelo AI. Pregúntale con tus propias palabras y te lleva a la guía correcta.