Solicitudes de datos de clientes

Qué es una solicitud de datos

Tarde o temprano un cliente te escribirá para preguntar qué datos suyos tienes, o para pedirte que los elimines. Según dónde vivan tú y él, puede ser un derecho que tiene por ley, y las palabras varían: solicitud de acceso a datos personales, solicitud del RGPD, solicitud de la CCPA, o simplemente «sácame de tu sistema».

Esta página explica lo que realmente puedes hacer dentro de Maelo cuando llega una solicitud así. No es asesoría legal, y Maelo no puede decirte si una solicitud aplica en tu caso ni de cuánto tiempo dispones para responder. Si no estás seguro, consulta con alguien calificado en tu país antes de responder.

Qué guarda Maelo sobre un cliente

Antes de responder, abre su perfil para saber de qué estás hablando. La ficha de un cliente guarda su nombre, correo electrónico y número de teléfono, la fecha en que se creó la ficha, cuántas citas ha tenido y cuándo fue la última.

A esa ficha se suman las cosas que él mismo generó:

• Cada solicitud de reserva que te envió, con sus respuestas y las imágenes de referencia que subió.
• El hilo de mensajes entre ustedes dos.
• Sus citas, pasadas y próximas.
• Cualquier formulario de consentimiento que haya firmado.
• Tus notas privadas y las entradas del registro de cumplimiento sobre él.

Los datos de la tarjeta merecen una mención aparte, porque tú no los tienes. Los pagos pasan por Stripe, y Stripe guarda la tarjeta. Maelo registra el monto y la fecha, nunca el número.

Entregar una copia a un cliente

Para un solo cliente, la lista de clientes permite exportarlo por separado. Selecciona solo a ese cliente y usa Exportar CSV en la barra de la parte inferior de la pantalla. Obtienes un archivo con su nombre, correo, teléfono, estado, ubicaciones, número de citas y fecha de la última cita, que cubre la ficha en sí.

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   Paso 1: Encontrarlo

   Busca su nombre o correo en Clientes para que solo se vea su fila.
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   Paso 2: Seleccionar la fila

   Elige Seleccionar en el menú de la fila y luego toca su fila.
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   Paso 3: Exportar

   Toca Exportar CSV en la barra y envíale el archivo.

Sus solicitudes, mensajes y citas no están en ese archivo. La forma más sencilla de incluirlos es abrir la pestaña Historial del cliente y su hilo de mensajes, y copiar lo que sea relevante. Deja fuera tus notas privadas y las entradas de cumplimiento, salvo que te aconsejen lo contrario: son tu propio registro de lo que pasó, no datos que aportó el cliente.

Exportar todo lo que tienes

También hay una exportación más amplia, para cuando quieres el panorama completo y no un solo cliente. Ve a Configuración, Cuenta, Datos y privacidad y toca Descargar mis datos. Genera un solo archivo con tu perfil, tus clientes, tus solicitudes, tus mensajes, tus citas, tus formularios de consentimiento, tus finanzas y tu configuración.

Dos cosas quedan fuera a propósito: las imágenes de las firmas de los formularios de consentimiento y los datos de conexión de cualquier calendario vinculado. El mismo panel enlaza a los Términos de servicio, la Política de privacidad y las Normas de la comunidad de Maelo, que son lo que puedes enviar a un cliente que pregunta cómo maneja Maelo su información.

Cuando piden que los elimines

Usa Eliminar cliente en el menú de la fila o en el menú de tres puntos de su perfil. Maelo no borra la ficha al instante. El cliente se oculta de tu panel de inmediato y, pasados 30 días, sus datos personales se anonimizan de forma permanente. El panel de confirmación lo indica antes de que confirmes, y la app te dice la fecha exacta.

Sus mensajes y su historial de citas se conservan después, sin los datos personales. Eso es lo que mantiene correctas tus cifras de reservas y tus totales de Finanzas una vez que alguien se ha eliminado.

Dos cosas que es justo decirle a un cliente. Eliminar la ficha no deshace los correos que ya recibió, y no llega a Stripe, que guarda sus propios registros de pago por sus propias razones legales. Si quiere que también se atienda su parte en Stripe, es una conversación con Stripe y no algo que puedas hacer desde Maelo.

Si no estás seguro

No adivines y no te apresures. Confirma que recibiste la solicitud, di cuándo responderás y tómate el tiempo para hacerlo bien. Si no sabes si puedes conservar algo, por ejemplo una entrada de cumplimiento sobre una inasistencia, consulta con alguien calificado en vez de eliminar primero.

Si una solicitud requiere algo para lo que Maelo no tiene un botón, escríbenos desde Ayuda y contacto y describe lo que te piden. Es mucho mejor preguntar que eliminar algo que necesitabas.