Aprobar y cobrar un depósito
Arma una cotización, envíala y convierte una consulta en una reserva pagada.
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Aprobar es armar una cotización
Abre una solicitud nueva y verás dos botones: Aprobar y Rechazar. Aprobar no reserva nada por sí solo. Abre Crear cotización, donde defines el precio, el depósito y las fechas, y luego lo envías todo al cliente de una vez.
Esa es la forma de todo el flujo. Tú cotizas, el cliente paga, la reserva se hace sola. Nadie tiene que perseguir una factura y no estás guardando un lugar para alguien que no se ha comprometido.
Qué completas
Crear cotización tiene tres secciones que se desbloquean en orden. Tu ubicación está en el encabezado y aplica a toda la cotización.
Paso 1: Sesiones
Una sesión por cada vez que se sientan. Elige un preajuste guardado, o configúrala tú mismo con una Tarifa por hora o un Costo total, más el Depósito requerido.
Dos campos de duración, y la diferencia importa. Duración est. es lo que ve el cliente. Duración de la cita es el tiempo realmente reservado en tu agenda. Cotiza seis horas y bloquea siete si así es como realmente funciona tu día.
Si la pieza va a necesitar más sesiones de las que puedes cotizar hoy, marca Puede requerir sesiones adicionales y da un número aproximado. El cliente ve esa estimación, para que nadie piense que una manga completa se hace en un día.
Paso 2: Programación
Por sesión, eliges Ofrecer fechas y escoges tú los horarios, o El cliente elige y le das acceso a tu disponibilidad abierta. Todo está explicado en proponer fechas y responder.
Paso 3: Revisión final
El resumen muestra cada sesión con su Costo total, Depósito requerido y Tipo de programación. Agrega un Mensaje para el cliente, que aparece en su correo como palabras tuyas, y cualquier Nota de la cita privada que solo tú ves.
Vista previa del correo muestra exactamente lo que le llega a su bandeja de entrada. Luego, Enviar cotización.
Qué recibe el cliente
Tu cliente recibe un correo titulado Tu proyecto fue aprobado, con tu mensaje, una tabla de las sesiones, los horarios que ofreciste y un botón Reservar ahora. El enlace lo lleva directo a su Client Hub. Sin contraseña y sin crear cuenta.
En el hub ve Listo para reservar, la cotización completa y un botón Continuar cuando ya eligió un horario. No hay un paso de aprobación aparte para él: aceptar tu cotización es pagar el depósito. La página de pago muestra A pagar hoy y le dice claramente que se descuenta de su total.
Si la cotización cubre varias sesiones, solo tiene que reservar la siguiente. Las demás quedan bajo un grupo que le dice que pueden esperar.
Cuando paga
En cuanto su depósito se acredita, la sesión queda confirmada y la cita se fija en tu calendario. Recibes una notificación con su nombre y las palabras reservó, en la campana de tu barra lateral y, si tienes las notificaciones push activadas, en tu teléfono.
Tu cliente recibe un correo de confirmación de reserva con su recibo y un archivo de calendario para agregar a su propia agenda. El recibo queda en su hub como Recibo del depósito, así que nunca tiene que pedírtelo.
De tu lado, la solicitud sale de la Bandeja de entrada y pasa a Reservadas. El panel se convierte en Detalles de la reserva con una pestaña Transacciones que muestra Total pagado y Restante, y un botón Cobrar pago final para el saldo el día de la cita.
Cotizaciones con más de un depósito
Si tu cotización tiene varias sesiones y cada una lleva un depósito, la solicitud solo pasa a Depósito pagado cuando todos están pagados. Mientras tanto, se queda como Aprobada en tu Bandeja de entrada.
No es un error y conviene saberlo, porque la fila sigue diciendo Aprobada aunque ya haya entrado dinero. Busca la insignia verde próximas en la fila: cuenta las sesiones realmente confirmadas y en tu calendario.
Cuando no paga
Una cotización nunca vence y no hay un temporizador de bloqueo. Se queda en tu Bandeja de entrada como Aprobada hasta que pase algo. Lo que hace Maelo es dar seguimiento y luego avisarte cuando ya se agotó.
- Un correo de Seguimiento de cotización sale automáticamente unos días después de enviar la cotización, si el cliente no ha respondido ni reservado. Puedes editar el texto y el plazo en tu configuración de notificaciones.
- El menú de la solicitud tiene Enviar recordatorio, que primero te muestra el correo y luego lo envía. Tienes cinco por solicitud y después Maelo te dice que contactes al cliente directamente.
- Tras un par de días de silencio, la solicitud muestra una etiqueta ámbar que cuenta los días desde la última vez que el cliente supo de ti: la cotización, una cotización actualizada o tu último recordatorio, lo que haya sido más reciente. La fila en la lista muestra un contador de días naranja.
También puedes simplemente cambiar de opinión. Editar cotización (el botón gris junto al menú) vuelve a abrir el creador desde el principio, y el menú de una sesión tiene Editar sesión para abrir el creador con esa línea ya expandida. Cancelar o archivar la quita de tu lista sin borrar nada.
Antes de poder cobrar un depósito
Los depósitos pasan por Stripe, así que tus pagos deben estar conectados antes de que un cliente pueda pagar uno. Si no lo están, Maelo te detiene en el paso de revisión en lugar de dejar que tu cliente se tope con un error al pagar.
Una cotización sin depósito es totalmente válida. El cliente igual confirma su horario, tú igual tienes la reserva, solo que te paga en persona.
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