Reglas de reserva

Cuánto aviso necesitas

Las reglas de reserva son las barreras de protección de tu formulario de reservas. Deciden con qué rapidez puede reservar un cliente, con cuánta anticipación, cuánto espacio hay entre sesiones y cuánto trabajo aceptas en un día. Maelo las reúne todas en Configuración, Programación, Reglas de reserva, y cada cambio se guarda al instante.

Aviso mínimo para reservar es la primera, y se define en horas. Evita que alguien reserve para esta tarde mientras estás en plena sesión. Si lo pones en 24, ningún cliente puede tomar un horario dentro de las próximas 24 horas. En el formulario de reservas, los días cubiertos por el aviso aparecen en gris, y un día a medias solo pierde las horas que caen dentro del aviso.

Con cuánta anticipación pueden reservar

¿Con cuánta anticipación pueden agendar los clientes? se define en días y cierra el extremo lejano de la ventana. Con 60 días, nadie puede elegir una fecha a más de dos meses. Es el ajuste ideal si no quieres tener tu agenda comprometida con un año de anticipación, y mantiene tu formulario honesto sobre cuánto puedes ver realmente.

Los dos extremos tienen que dejar un hueco en el medio. Si tu aviso mínimo es más largo que tu ventana de reservas, no queda ningún momento reservable, así que Maelo bloquea el cambio, te muestra un aviso de Conflicto de reserva que explica qué dos números no coinciden, y devuelve el campo a su valor anterior en lugar de dejar que tu formulario deje de funcionar sin avisar.

Márgenes y horarios de inicio

Margen entre citas se define en minutos y añade tiempo no reservable alrededor de todo lo que ya está en tu calendario. Con 30, una sesión que termina a las 4pm mantiene cerrado de 4pm a 4:30pm, así que puedes limpiar, descansar y prepararte sin que un cliente te caiga encima.

Intervalos de hora de inicio controla lo que se le ofrece al cliente: 15 min, 30 min o 1 hora. Con 30 minutos, los horarios son 2:00pm, 2:30pm, 3:00pm. Con una hora, son 2:00pm, 3:00pm. Los intervalos más amplios dan un día más ordenado. Los más cortos permiten meter más piezas pequeñas.

Limitar cuánto trabajo aceptas

En Límites de citas puedes limitar las reservas por día, por semana y por mes. Cuando se alcanza un límite, ese día, semana o mes aparece como no disponible y ya no entran más reservas. Deja un campo vacío para no tener límite.

Un interruptor llamado ¿Incluir citas de retoque y de consulta? decide si esas dos cuentan para los límites. Apagado, un retoque corto no se come uno de tus tres espacios del día, que suele ser lo que quieres.

Si defines límites que se contradicen, por ejemplo un límite semanal menor que el diario, Maelo te lo señala para que sepas cuál es el que realmente funciona.

Retoques y consultas

Los retoques y las consultas no merecen un día entero, así que tienen sus propias reglas. ¿Limitar a días con otras citas? solo deja que los clientes las reserven en días en que ya tienes un tatuaje agendado, lo que evita que tengas que ir solo por una charla de quince minutos.

Horario de retoques y Horario de consultas las fijan en ciertos momentos del día. Escríbelos como los dirías, y usa una coma para más de una franja, por ejemplo 11am-1pm, 5pm-7pm. Deja un campo en blanco y ese tipo no tiene ninguna restricción.

Si no ofreces consultas, apaga ¿Ofreces citas de consulta? y el campo del horario de consultas desaparece. Tu horario se conserva, así que al volver a encenderlo regresa con él.

Reprogramación y cancelaciones

Los dos últimos grupos deciden qué puede hacer un cliente con una reserva una vez creada. Ambos están apagados hasta que los enciendas, así que por defecto los clientes te contactan.

• Permitir que el cliente reprograme deja que los clientes muevan su propia cita. Aviso de reprogramación define con cuántas horas de anticipación pueden hacerlo, y Máximo de reprogramaciones por reserva evita que la misma sesión se posponga para siempre.
• Permitir que el cliente cancele les deja cancelar y dejar una nota. Aviso de cancelación define con cuánta anticipación debe hacerse.
• Dentro de cualquiera de los dos plazos de aviso, se le indica al cliente que te contacte. Tú siempre puedes mover o cancelar lo que sea, en cualquier momento.

Cancelar no es reembolsar. Un cliente que cancela no recupera su depósito, y Maelo se lo recuerda y lo dirige a tus políticas de reserva. Los reembolsos siguen siendo decisión tuya, y los emites desde el Centro financiero o desde la sección de pagos de la cita.