El recorrido del cliente

La línea de tiempo

Entre que una solicitud llega a tu bandeja y que un cliente sale con su tatuaje, Maelo envía muchos correos para que tú no tengas que hacerlo. Esta página es todo el recorrido en orden, para que veas qué recibe tu cliente y cuándo, y dónde puedes cambiarlo.

Cada paso de abajo se activa por algo que tú o el cliente realmente hicieron. Nada sale con un horario propio salvo los recordatorios y los seguimientos, que puedes reprogramar o desactivar. Todos se editan en Configuración, Notificaciones, Notificaciones a clientes.

Llega la solicitud

En cuanto alguien envía tu formulario de reserva, pasan tres cosas a la vez. La solicitud aparece en tu Bandeja de entrada. Se crea un registro de cliente para esa persona, o se enlaza el que ya existe por su correo. Y se abre un hilo de mensajes entre ustedes, para que puedas responder sin configurar nada.

El cliente recibe Solicitud enviada, asunto “Tu solicitud a [tu nombre] fue recibida”, que le dice que tendrá noticias cuando la hayas revisado y le da acceso a su Client Hub. En el hub su solicitud dice En revisión, y mientras no cotices todavía puede editarla o retirarla.

Cotizas o rechazas

Aprobar una solicitud y enviar una cotización manda Cotización enviada, asunto “Nueva cotización de [tu nombre]”, con las sesiones y precios que definiste. Su solicitud en el hub cambia a “aprobada, lista para reservar” y las sesiones se pueden reservar.

Si cambias algo después, se le dice al cliente qué cambió exactamente, en lugar de mandarle una actualización vaga. Hay un correo aparte para un cambio de ubicación, para un cambio de precio o depósito, para un cambio en los horarios ofrecidos y para darle acceso a tu calendario para que elija. Si cambias varias cosas a la vez, recibe un solo Cotización actualizada.

Rechazar manda Solicitud rechazada, asunto “Novedades sobre tu solicitud a [tu nombre]”. Si elegiste un motivo de rechazo guardado o escribiste una nota, eso es lo que lee. Si no, recibe un mensaje corto y amable por defecto.

Si la cotización sale y el cliente no hace nada, Maelo se lo recuerda. El Seguimiento de cotización se envía 3 días después de la cotización por defecto, y solo si no ha respondido. Puedes cambiar el texto, cambiar los días o agregar un segundo recordatorio después. También hay un Recordatorio de cotización que envías a mano desde el resumen de aprobación, para un cliente que necesita un empujón personal y no uno automático.

Elige una fecha y paga

El cliente agenda según tu disponibilidad real en el hub y paga su depósito con tarjeta. Ese solo acto hace todo lo demás: la sesión se confirma, la cita aparece en tu Calendario y el dinero aparece en Finanzas.

Recibe Reserva confirmada, asunto “Tu reserva con [tu nombre] está confirmada”, con los detalles del pago, más un recibo de lo que pagó. Tú recibes tu propia alerta de que llegó el depósito. Si no cobras depósito en una sesión, igual recibe la confirmación, solo que sin cargo.

Antes del día

Dos recordatorios están activos por defecto. Un Recordatorio de cita sale 3 días antes y otro el mismo día. Ambos llevan la fecha y la hora y un enlace directo a la cita, así que un cliente que perdió los detalles nunca tiene que preguntar.

Si requieres un formulario de consentimiento, recibe un enlace directo para firmarlo, y la tarjeta de su reserva dice Formulario de consentimiento requerido para la cita hasta que lo haga. Dejar eso resuelto antes del día es el mayor ahorro de tiempo de toda la cadena.

Cuando algo cambia

Los cambios en una sesión reservada siempre le avisan al cliente, sin importar quién los haga:

• Reprogramar envía Cita reprogramada con los nuevos detalles.
• Cancelar envía Cita cancelada con la reserva original.
• Mover una sesión reservada a otro lugar envía Ubicación cambiada.
• Responder a un cliente que pidió otros horarios envía Nuevos horarios ofrecidos.
• Escribirle a un cliente envía Mensaje nuevo un minuto después. Borra el mensaje en ese minuto y no sale ningún correo, y una ráfaga de respuestas en el mismo minuto es un solo correo.

Las cancelaciones y reprogramaciones se envían sin importar tu configuración de notificaciones, porque tratan de trabajo reservado y pagado. Es a propósito, y por eso esos dos no tienen interruptor.

Después de la sesión

Un Seguimiento de cicatrización sale 7 días después de la cita, para preguntar cómo va asentándose el tatuaje e invitar a mandar una foto ya sanado. Es el único correo de la cadena que existe para que la gente regrese y no para avanzar una reserva, por eso empieza desactivado. Actívalo cuando lo hayas reescrito con tu propia voz.

Para el editor en sí, lo que puedes cambiar y lo que hacen las variables, mira Notificaciones a clientes.