Incidentes, inasistencias y bloqueos

Notas privadas

Abre un cliente, ve a la pestaña Notas, y el primer cuadro es Notas privadas. Es texto libre, lleva una insignia «Oculto para el cliente», y esa insignia es literal. Nada de lo que escribas aquí aparece en un correo, en el Client Hub ni en el hilo de mensajes. Escribe y luego toca Guardar notas.

Úsalo para lo que vale la pena saber antes de que se sienten: cómo llevaron la última sesión, de qué son alérgicos, que siempre llegan veinte minutos tarde. Es un solo cuadro por cliente, así que se lee como una nota continua más que como un registro.

El registro de cumplimiento

Debajo del cuadro de notas está el Registro de cumplimiento, que tiene fecha en vez de ser libre. Cada entrada es una cosa que pasó en un día. Es el registro que quieres si un cliente se está volviendo un patrón y no un caso aislado, y también solo lo ves tú.

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   Paso 1: Abre el formulario

   Toca el botón de más en el encabezado del Registro de cumplimiento, o elige Registro de cumplimiento en el menú de tres puntos arriba del perfil.
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   Paso 2: Ponle un título

   Título es texto libre, así que describe lo que realmente pasó: «Inasistencia», «Llegó 40 min tarde», «Canceló el mismo día».
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   Paso 3: Ponle fecha

   Fecha es hoy por defecto. Cámbiala si estás poniéndote al día con algo de la semana pasada.
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   Paso 4: Agrega el detalle

   Notas es opcional y es donde va el contexto. Luego toca Agregar entrada.

Las entradas se listan de la más nueva a la más vieja con cuánto hace que pasaron. El ícono de papelera en una entrada la elimina, y te pide confirmar antes.

Las inasistencias se registran solas

No tienes que registrar una inasistencia a mano. Cuando cancelas una reserva, el panel de cancelación pide un Motivo de cancelación, y dos de las tres opciones quedan en el registro de cumplimiento del cliente automáticamente:

• Inasistencia siempre se registra.
• Cancelación del cliente siempre se registra.
• Otro no se registra, a menos que marques Agregar esto al registro de cumplimiento del cliente.

Esa diferencia es a propósito. Cancelar por razones tuyas, porque estás enferma o el estudio se inundó, nunca debería contar en silencio contra el cliente, por eso la casilla viene desmarcada. El motivo en sí es solo para tus registros. El cliente nunca ve la etiqueta, solo lo que tú le escribas.

Registrar una inasistencia no cobra nada. Para cobrar una comisión por inasistencia, activa Cobrar una comisión por inasistencia en Configuración, Pagos, Depósitos y comisiones. Los clientes lo aceptan cuando pagan su depósito, y tú la cobras desde la reserva. Mira cómo manejar una inasistencia.

Bloquear a un cliente

Bloquear cliente está en el menú de la fila de la lista de Clientes y en el menú de tres puntos dentro de un perfil. Un cliente bloqueado no puede enviarte solicitudes nuevas. Todo lo que ya está reservado queda exactamente como estaba, así que bloquear no es una forma de cancelar trabajo.

La confirmación pide un Mensaje al cliente opcional. Ese mensaje se le muestra si intenta enviarte una solicitud, y es tu oportunidad de decir algo útil, como pedirle que te contacte directamente. Si lo dejas en blanco, solo se le informa que no puede reservar contigo en línea.

El bloqueo se basa en su correo y en su número de teléfono, así que abrir otro buzón no lo evita. Su perfil lleva entonces una etiqueta roja Bloqueado, y Desbloquear cliente en el mismo menú deja todo como antes. Puedes bloquear y desbloquear las veces que quieras.

Mejor archivar

Si el problema es una lista desordenada y no un cliente difícil, usa Archivar cliente. Lo oculta de todos los filtros excepto Archivados, no cambia nada sobre él, no bloquea nada y se revierte desde el mismo menú con Desarchivar cliente. Es la herramienta correcta para un cliente que se mudó, y la equivocada para alguien de quien no quieres volver a saber.

Eliminar la ficha de un cliente

Eliminar cliente es el último recurso. Es la opción para cuando alguien te pide borrar lo que tienes de él, no una forma de ordenar. La confirmación explica lo que pasa: el cliente desaparece de tu panel, tienes 30 días antes de que sus datos personales se anonimicen de forma permanente, y se conservan sus mensajes y su historial de citas.

Maelo te indica la fecha exacta de anonimización cuando confirmas, así que anótala si importa. Conservar el historial de reservas sin los datos personales es lo que permite que tus cifras de Finanzas sigan correctas después de una eliminación.

Para saber qué hacer cuando un cliente pide formalmente sus datos o pide que lo borren, mira Solicitudes de datos de clientes.