Reprogramar y cancelar

Mover una cita

Abre la cita desde tu calendario, o abre la solicitud y usa el menú junto a la sesión, y luego elige Reprogramar. Lo que se abre es Ofrecer nuevos horarios: preseleccionas las fechas que te convienen y tu cliente elige una. No lo mueves sin preguntar, y por eso es seguro hacerlo con poca anticipación.

Si ninguna de tus fechas funciona, cambia la sesión para que el cliente elija y toca Abrir mi calendario al cliente. Entonces elige cualquier hora en que estés libre. En ambos casos puedes agregar una nota breve que viaja con la oferta.

Cuando el cliente pide un cambio

Los clientes siempre tienen una forma de pedirlo, incluso cuando no pueden reprogramar por sí mismos. En cualquier conjunto de horarios ofrecidos hay una opción Sugerir otra hora. Al tocarla, esos horarios se tachan para ambos lados para que nadie reserve uno por error, y el cliente llega a Mensajes con una nota para ti ya escrita.

De tu lado, la conversación muestra ¿Iniciar el asistente de reprogramación? sobre el cuadro de respuesta, indicando de qué sesión se trata. Toca Ofrecer nuevos horarios para ir directo al mismo selector, o Ahora no para resolverlo después. El asistente te dice cuántos horarios rechazaron para que evites volver a ofrecerlos.

Dejar que los clientes lo hagan por sí mismos

Reprogramar y cancelar por cuenta propia están ambos desactivados hasta que los actives. Mientras tanto, la página de reserva de tu cliente le indica que te contacte directamente. Encontrarás los interruptores en Configuración, Programación, Reglas de reserva.

• Permitir que el cliente reprograme le deja mover su propia cita.
• Aviso para reprogramar es con cuántas horas de anticipación tienen que hacerlo.
• Máx. de reprogramaciones por reserva limita cuántas veces, o déjalo en blanco para no poner límite.
• Permitir que el cliente cancele y Aviso para cancelar funcionan igual para cancelar.

Pasado el plazo de aviso, o cuando ya usaron todas sus reprogramaciones, los botones dejan de funcionar y se les indica que te escriban. Nadie te mueve una reserva la noche anterior a menos que lo hayas permitido.

Cancelar

Para quitar una sola sesión, usa el menú junto a la sesión y elige Cancelar sesión. Para terminar toda la reserva, usa el menú del encabezado de la solicitud. Si aún no se ha reservado ni pagado nada, esa misma acción dice Cancelar cotización, porque no hay nada que cancelar: solo retira la cotización y archiva la solicitud.

Eliges un Motivo de cancelación para tus propios registros, y tu cliente nunca ve la etiqueta. Inasistencia y Cancelación del cliente se registran en el historial de cumplimiento de ese cliente. Otro cubre un cambio en tu agenda o una enfermedad y no registra nada en su contra a menos que marques tú mismo la casilla.

Lo que escribas en la nota es lo único que tu cliente lee como motivo, así que dilo con tus propias palabras. Deja marcada Enviar correo al cliente y verás una vista previa del correo exacto antes de confirmar. Desmárcala y Maelo te avisa claramente que no se enterará a menos que se lo digas.

Qué pasa con el depósito

Reprogramar deja el depósito exactamente donde está. El dinero sigue asociado a la reserva durante el cambio, así que un cliente que ya pagó no vuelve a pagar por la nueva fecha, y tú no tienes que reembolsar y volver a cobrar.

Cuando un cliente cancela por su cuenta, Maelo le dice claramente que los depósitos normalmente no son reembolsables y lo dirige a tus políticas, así que redáctalas bien en Configuración, Políticas. Para devolver el dinero de verdad, abre el pago en tu Financial Hub y reembólsalo total o parcialmente desde ahí.

Qué se envía

Ofrece nuevos horarios y tu cliente recibe un correo con los horarios disponibles, además de una tarjeta en su hub y en tu conversación. Cancela una sesión y, si dejaste marcado el correo, recibe un correo de cancelación con la reserva original y tu nota. Siempre recibes una copia de la cancelación para tus registros, incluyendo si se avisó al cliente.

En sentido contrario, un cliente que cancela o reprograma desde su hub te genera una alerta por correo, notificación push y tu campana de notificaciones. Esas dos alertas no se pueden silenciar, porque se refieren a trabajo reservado y pagado.

El texto de cada uno de estos correos lo puedes editar en Configuración, Notificaciones, asunto incluido.