Réservation rapide

Quand l'utiliser

Réservation rapide est pensée pour les gens qui n'ont jamais rempli votre formulaire de réservation. Le client sans rendez-vous qui vous a arrêté en plein quart de travail, l'ami qui vous a écrit en DM, le client régulier que vous connaissez déjà, le contact rencontré dans un congrès. Vous préparez vous-même son devis au lieu d'attendre qu'une demande arrive.

L'application le résume ainsi : créez des réservations sans attendre de demande de client, idéal pour les clients sans rendez-vous, les consultations en personne et les clients réguliers, sans passer par le processus d'approbation des demandes.

Vous trouverez Réservation rapide dans l'en-tête de votre page Demandes, et en faisant un clic droit sur une journée de votre calendrier (appui prolongé sur votre téléphone). Le menu plus du calendrier appelle le même genre d'action Ajouter un rendez-vous.

Préparer le devis

Réservation rapide est une seule fenêtre avec cinq sections qui se déverrouillent dans l'ordre. Choisissez votre lieu dans la pastille en haut, puis descendez.

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   Étape 1: Séances

   Ajoutez une séance par rendez-vous. Choisissez un de vos préréglages enregistrés, qui s'insère directement avec son prix et son acompte déjà fixés, ou choisissez Personnalisé et fixez vous-même Au taux horaire ou Tarif fixe. Vous remplissez Durée estimée, ce que le client voit, et Durée du rendez-vous, le temps réellement réservé dans votre horaire.

   Enregistrer comme préréglage garde une séance personnalisée pour la prochaine fois, dans votre dossier Ajout rapide.

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   Étape 2: Infos du client

   Cherchez parmi vos clients existants par nom ou e-mail, ou appuyez sur + Ajouter pour en saisir un nouveau. Il vous faut un nom, une adresse e-mail valide et un titre de projet. L'e-mail compte : le lien du devis y sera envoyé.

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   Étape 3: Planification

   Pour chaque séance, choisissez Proposer des dates et sélectionnez des jours et des heures précis, ou Le client choisit et donnez-lui vos disponibilités. C'est le même panneau que lorsque vous approuvez une demande normale, il est donc expliqué dans proposer des dates et répondre.

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   Étape 4: Détails

   Tout est facultatif. Joignez des photos de référence, écrivez un Message pour le client qui apparaîtra dans son e-mail, et gardez des Notes sur le client ou des Notes de rendez-vous privées que vous seule ou seul verrez.

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   Étape 5: Vérifier avant d'envoyer

   Vérifiez le client, le lieu, les séances et les totaux, puis appuyez sur Envoyer le devis. Vous devez ouvrir cette section avant que l'envoi fonctionne, exprès, pour que rien ne parte sans avoir été relu.

Ce que Réservation rapide crée vraiment

Réservation rapide crée un devis, pas un rendez-vous confirmé. Elle saute l'étape où un inconnu remplit votre formulaire et où vous l'approuvez, et vous amène directement à l'étape du devis.

La réservation apparaît ensuite dans Demandes sous Approuvées, dans votre onglet Boîte de réception, avec le statut Approuvée et la mention qu'elle attend un acompte. Rien n'arrive dans votre calendrier et aucun argent ne bouge tant que le client n'a pas choisi son heure et payé. À partir de là, elle se comporte exactement comme n'importe quelle autre demande : même Client Hub, même paiement du acompte, mêmes rappels.

Comment le client la reçoit

Quand vous appuyez sur Envoyer le devis, Maelo envoie au client un lien sécurisé vers son devis par e-mail. Il n'a pas besoin de mot de passe ni de créer un compte. L'e-mail contient votre message, les séances, les totaux, les heures que vous avez proposées et un bouton Réserver maintenant.

En même temps, un code QR s'affiche à l'écran. Si le client est devant vous, il peut le scanner et ouvrir le même devis sur-le-champ, sans attendre d'être rentré pour consulter ses e-mails. Il y a aussi un lien à copier et coller dans un DM. Pas besoin de choisir : les trois mènent à le même devis.

Terminé, voir dans les demandes vous amène à la demande pour suivre l'acompte et lui écrire à partir de là.

Acomptes et versements

Chaque séance personnalisée demande un montant de Acompte requis, d'au moins 50 dans la devise que vous utilisez. Vos propres préréglages peuvent avoir un acompte de zéro si vous les avez configurés ainsi.

Mettre l'acompte à zéro est une très bonne option, et c'est comme ça qu'on traite un client qui vous paie en espèces le jour même. Le devis part quand même, il confirme quand même l'heure, il n'y a simplement rien à payer en ligne.

Bon à savoir

• Le clic droit sur une journée précise de votre calendrier ouvre Réservation rapide, mais ne préremplit pas cette date. Choisissez à nouveau le jour dans la section Planification.
• Les lieux proviennent de vos lieux enregistrés. Si la pastille indique Aucun lieu, ajoutez-en un dans les Paramètres d'abord.
• Les adresses e-mail sont normalisées avant d'être enregistrées, donc une adresse avec une étiquette plus peut sembler un peu différente ensuite. C'est voulu, et c'est ce qui évite que son Client Hub s'affiche vide.
• Si vous fermez la fenêtre avec des séances jamais envoyées, Maelo demande avant de les supprimer.

Une fois le devis envoyé, tout le reste se passe sur la demande elle-même. Relancer pour un acompte, modifier le devis et déplacer le rendez-vous fonctionnent comme pour une demande arrivée par votre formulaire.