Règles de réservation

Le préavis qu’il vous faut

Les règles de réservation sont les garde-fous de votre formulaire de réservation. Elles décident dans combien de temps un client peut réserver, jusqu’où il peut réserver à l’avance, quelle marge sépare les séances et combien de travail vous acceptez par jour. Maelo les regroupe toutes sous Paramètres, Planification, Règles de réservation, et chaque changement s’enregistre au fur et à mesure.

Préavis minimal pour réserver est la première règle, en heures. Elle empêche quelqu’un de réserver pour cet après-midi pendant que vous êtes en pleine séance. À 24, aucun client ne peut prendre un créneau dans les 24 prochaines heures. Dans le formulaire de réservation, les jours couverts par le préavis sont grisés, et un jour entamé ne perd que les heures qui tombent dans le préavis.

Jusqu’où ils peuvent réserver à l’avance

Jusqu’à quand les clients peuvent-ils réserver? se règle en jours et ferme l’autre bout de la fenêtre. À 60 jours, personne ne peut choisir une date au-delà de deux mois. C’est le réglage à utiliser quand vous ne voulez pas avoir votre agenda engagé un an à l’avance, et il garde votre formulaire honnête sur ce que vous pouvez réellement voir venir.

Les deux bouts doivent laisser un espace au milieu. Si votre préavis minimal est plus long que votre fenêtre de réservation, il ne reste aucun moment réservable. Maelo bloque donc le changement, affiche une bannière Conflit de réservation qui explique quels deux chiffres se contredisent, et remet le champ en place plutôt que de laisser votre formulaire s’éteindre en silence.

Marges et heures de début

Marge entre les rendez-vous se règle en minutes et ajoute du temps non réservable autour de tout ce qui est déjà dans votre calendrier. À 30, une séance qui se termine à 16 h garde 16 h à 16 h 30 fermé, ce qui vous laisse le temps de nettoyer, de souffler et de vous préparer sans qu’un client ne tombe pile après.

Intervalles d’heure de début contrôle ce qui est proposé au client : 15 min, 30 min ou 1 heure. À 30 minutes, les créneaux sont 14 h, 14 h 30, 15 h. À une heure, ils sont 14 h, 15 h. Des intervalles plus larges donnent une journée plus nette. Des intervalles plus étroits permettent de caser plus de petits morceaux.

Limiter la charge de travail

Sous Limites de rendez-vous, vous pouvez plafonner les réservations par jour, par semaine et par mois. Une fois le plafond atteint, ce jour, cette semaine ou ce mois apparaît comme non disponible et plus aucune réservation n’entre. Laissez un champ vide pour ne mettre aucune limite.

Un interrupteur nommé Inclure les retouches et les consultations? détermine si ces deux types comptent dans les plafonds. Désactivé, une courte retouche ne mange pas l’une de vos trois places de la journée, ce qui est généralement ce que vous voulez.

Si vous fixez des plafonds contradictoires, par exemple un plafond hebdomadaire plus bas que le plafond quotidien, Maelo vous le signale pour que vous sachiez lequel fait réellement le travail.

Retouches et consultations

Les retouches et les consultations ne méritent pas vraiment une journée entière, elles ont donc leurs propres règles. Limiter aux jours avec d’autres rendez-vous? ne permet aux clients de les réserver que les jours où vous avez déjà un tatouage, ce qui évite de vous faire venir pour une jasette de quinze minutes.

Heures de retouche et Heures de consultation les fixent à certains moments de la journée. Écrivez-les comme vous les diriez, et utilisez une virgule pour plus d’une plage, par exemple 11am-1pm, 5pm-7pm. Laissez un champ vide et ce type n’a aucune restriction.

Si vous n’offrez pas de consultations, désactivez Offrez-vous des rendez-vous de consultation? et le champ des heures de consultation disparaît. Vos heures sont conservées, donc les réactiver les ramène.

Report et annulations

Les deux derniers groupes déterminent ce qu’un client peut faire d’une réservation une fois qu’elle existe. Les deux sont désactivés tant que vous ne les activez pas, donc par défaut les clients vous contactent.

• Autoriser le report par le client permet aux clients de déplacer leur propre rendez-vous. Préavis de report fixe combien d’heures à l’avance ils peuvent le faire, et Maximum de reports par réservation empêche une même séance d’être repoussée indéfiniment.
• Autoriser l’annulation par le client leur permet d’annuler et de laisser une note. Préavis d’annulation fixe combien de temps à l’avance cela doit se faire.
• Dans l’un ou l’autre des délais de préavis, le client est invité à vous contacter. Vous pouvez toujours tout déplacer ou annuler vous-même, à tout moment.

Annuler n’est pas rembourser. Un client qui annule ne récupère pas son acompte, et Maelo le lui rappelle en le dirigeant vers vos politiques de réservation. Les remboursements restent votre décision, et vous les émettez depuis le Centre financier ou la section des paiements du rendez-vous.