Formulaire de consentement du jour même

Ce qu'est le formulaire de consentement

Le formulaire de consentement du jour même est celui que votre client remplit avant de s'asseoir. Il recueille ses coordonnées, les renseignements de santé dont vous avez besoin et son accord avec les conditions que vous fixez. Maelo l'envoie par e-mail avant la séance, le client le remplit dans son Client Hub, et la copie remplie est conservée avec sa réservation.

Il remplace la planchette à pince. Personne ne remplit un formulaire avec un pochoir déjà sur le bras, et vous ne courez pas après une signature pendant que votre machine tourne.

Configurez-le sous Paramètres, Infos/Politiques, Formulaire de consentement du jour même. Le formulaire commence Inactif et le reste jusqu'à ce que vous l'activiez, donc personne ne reçoit un formulaire que vous n'avez pas fini de rédiger. Le commutateur à côté du titre le fait passer entre Actif et Inactif.

Quand il est envoyé

Moment d'envoi de l'e-mail détermine quand l'e-mail part, par rapport au rendez-vous. Choisissez un nombre de jours, un nombre d'heures, et si cela tombe avant le rendez-vous ou après le rendez-vous. Par défaut, c'est 8 heures avant, ce qui, pour une séance à l'heure du déjeuner, veut dire qu'il arrive avec le café du matin du client.

Laissez aux clients le temps de le remplir pour de vrai. Quelques heures avant suffisent pour une séance simple. Un jour ou deux avant, c'est mieux si vous avez besoin d'une pièce d'identité avec photo, parce que c'est la seule chose qu'on ne peut pas faire depuis son lit.

L'e-mail lui-même est court : un petit rappel et un bouton Remplir le formulaire. Cliquez sur ici dans l'encadré gris en haut du panneau pour voir exactement ce qui arrive dans leur boîte de réception, à l'image de votre marque.

Ce que vous recueillez

Le bloc Informations du client détermine ce que le formulaire demande. Nom complet et Adresse e-mail sont toujours recueillis et n'ont pas de commutateur. Le reste, c'est à vous de choisir :

• Numéro de téléphone et Adresse, utiles si les règles locales vous obligent à les garder au dossier.
• Téléversement d'une pièce d'identité avec photo, qui ajoute un champ photo. Activez-le et une zone apparaît où vous rédigez la consigne que le client lit, par exemple pour demander une pièce d'identité émise par le gouvernement, comme l'exige votre autorité sanitaire locale. Les fichiers sont limités à 10 Mo et doivent être en JPG ou PNG.
• Signature numérique, un espace de signature où le client dessine avec un doigt ou une souris. Activée par défaut.

Sections du formulaire

Sous le bloc d'informations, Section du formulaire contient les conditions proprement dites. Chaque section a un titre et un corps de texte, et le client coche une case pour chacune, donc il ne peut pas accepter un mur de texte qu'il n'a jamais lu.

Cliquez sur Ajouter une section et choisissez un modèle pour commencer : Confirmation de l'état de santé, Vérification de l'âge, Consentement, Entente sur les soins, Autorisation photo, Décharge de responsabilité, Confirmation de sobriété ou Approbation du dessin. Chacun s'ouvre directement dans l'éditeur avec un texte suggéré que vous pouvez réécrire entièrement. Vous préférez une page blanche ? Utilisez + Créer une section personnalisée au bas de la liste de modèles.

Consulter un formulaire rempli

Une fois que le client a soumis le formulaire, une ligne verte Formulaire rempli apparaît sur sa demande avec la date de signature. Touchez Voir pour ouvrir la copie complète : tout ce qu'il a saisi, la photo de sa pièce d'identité le cas échéant, et sa signature.

Les signatures et les photos de pièces d'identité sont stockées de façon sécurisée et ne sont visibles que par vous. Consultez le formulaire avant de commencer, pas après. C'est le seul moment où une réponse médicale signalée est encore une information utile.