Profils et notes des clients

Le profil

Touchez un client pour ouvrir son profil. C'est l'endroit unique qui réunit qui il est, chaque demande qu'il vous a envoyée et tout ce que vous avez noté sur lui. Sur ordinateur, il s'ouvre en panneau par-dessus la liste. Sur un téléphone, il monte comme une feuille que vous pouvez faire redescendre.

Le haut du profil affiche ses initiales, son nom et son e-mail. L'icône de message à côté ouvre sa conversation dans Messages, et les trois points contiennent Message, Journal de conformité, Bloquer le client et Supprimer le client. En dessous, cinq onglets : Général, Historique, Paiements, Formulaires de consentement et Notes.

Général

Général est le sommaire. Il compte le total de ses visites, puis présente ses coordonnées et un résumé des réservations côte à côte. L'e-mail et le numéro de téléphone ont chacun un bouton de copie à côté, ce qui est souvent plus rapide que de sélectionner le texte.

Le résumé des réservations donne trois dates et nombres : Première visite, soit la création de la fiche client ; Dernière visite ; et Total des demandes. Si le client est bloqué, une bannière apparaît ici avec le message que vous avez laissé en le bloquant.

Historique

Historique, c'est chaque demande que ce client vous a envoyée, de la plus récente à la plus ancienne, avec le statut de chacune. C'est l'onglet à ouvrir avant de répondre à quelqu'un qui dit « comme la dernière fois », ou quand vous voulez voir comment un projet s'est vraiment déroulé.

Quatre onglets en haut permettent de filtrer, chacun avec un nombre : Tout, Nouvelles, Actives et Fermées. Actives couvre tout ce qui est confirmé ou avec un devis envoyé. Fermées couvre tout ce qui est annulé.

Paiements et formulaires de consentement

Paiements regroupe par demande les acomptes, les paiements finaux et les remboursements enregistrés de ce client. Les ventes rapides terminées liées au client y apparaissent aussi. Les montants restent dans leur devise d'origine, avec des totaux séparés quand le client a payé en plus d'une devise. S'il n'y a aucun paiement lié, l'onglet affiche Aucun paiement pour l'instant.

Formulaires de consentement liste les formulaires signés liés aux demandes de ce client. Ouvrez une carte pour lire le formulaire signé et son dossier, comme vous pouvez le faire depuis la demande elle-même. Aucun formulaire au dossier veut dire qu'aucun formulaire signé n'est lié à ces demandes. Cela ne veut pas dire que le client a déjà rempli les papiers.

Pour la configuration des paiements et la vue d'ensemble des transactions, voyez comment l'argent circule. Pour configurer le formulaire que signent les clients, voyez le formulaire de consentement du jour même.

Notes

Notes contient trois choses. Notes privées est une zone de texte libre pour tout ce dont vous voulez vous souvenir : comment ils se tiennent assis, ce qui les a fait réagir, la référence à laquelle ils reviennent toujours. Elle porte un badge « Caché au client » parce que c'est exactement ce que c'est. Écrivez, puis touchez Enregistrer les notes.

En dessous, le Journal de conformité est un registre daté de tout ce qui a mal tourné, et Accès du client montre en un coup d'œil si ce client peut encore vous envoyer des demandes. Les deux sont expliqués dans Incidents, absences et blocage.

Corriger ses coordonnées

Les coordonnées se modifient depuis la liste plutôt que depuis le profil. Choisissez Modifier le client dans le menu de la ligne et la ligne devient modifiable : vous pouvez corriger le prénom, le nom, l'e-mail et le téléphone. Enregistrez et le changement est visible partout tout de suite.

Voici à quoi sert chaque champ. Le nom est ce que vous voyez partout dans l'appli. Le téléphone est ce que vous donne le bouton de copie. L'e-mail est le plus important : c'est ainsi que Maelo reconnaît cette personne, donc il détermine à quelle fiche une nouvelle demande se rattache et dans quelle boîte arrivent vos e-mails.

Quand la même personne apparaît deux fois

Vous avez une fiche client par adresse e-mail. Deux lignes pour la même personne signifient presque toujours qu'elle a réservé une fois avec une adresse personnelle et une fois avec une adresse de travail, ou qu'elle a tapé son adresse un peu différemment la deuxième fois. Il n'y a pas de bouton de fusion, alors traitez les deux lignes pour ce qu'elles sont : une que vous gardez, et une dont vous ne voulez pas.

La solution la plus propre est de garder la fiche qui contient l'historique et d'archiver l'autre depuis le menu de sa ligne. Archiver la cache de toutes les vues sauf le filtre Archivés, conserve tout ce qui y est rattaché et se défait depuis le même menu. Avant d'archiver, ouvrez les deux profils et copiez les notes.

Pour éviter que ça se reproduise, dites au client quelle adresse vous avez au dossier. Dès qu'il l'utilise, sa prochaine demande se rattache à la fiche que vous avez gardée.