Créer un devis

Ce qu'est un devis

Un devis est votre réponse à une demande de réservation : en quoi consiste le travail, combien il coûte, ce qu'il vous faut au départ et quand vous pouvez le faire. Tant que vous n'en envoyez pas, une demande n'est qu'une demande de renseignements. Dès que le client paie l'acompte associé à votre devis, elle devient un vrai rendez-vous dans votre calendrier.

Ouvrez une demande depuis Demandes et touchez Approuver. Le créateur de devis s'ouvre sous le titre Créer le devis, avec trois sections qui s'ouvrent une à la fois : Séances, Planification et Révision finale. Chacune garde une ligne de résumé quand elle est fermée, ce qui vous permet de toujours voir le total courant, le nombre de dates proposées et le lieu du tatouage.

Le lieu se trouve dans l'en-tête du créateur, à côté du bouton de fermeture. Modifiez-le ici si ce tatouage se fait ailleurs que dans votre studio habituel : l'adresse accompagne le devis dans l'e-mail du client.

Fixer le prix d'une séance

Sous Personnalisé, vous avez deux façons de fixer le prix. À l'heure préremplit le taux horaire enregistré dans les Paramètres, il ne reste qu'à ajuster les heures. Tarif fixe commence vide et vous saisissez le prix total du tatouage. Sous Préréglages, vous trouvez les types de rendez-vous déjà enregistrés, classés en dossiers. Toucher un préréglage l'ajoute directement au devis à son prix enregistré.

Une séance personnalisée demande quatre choses. Coût total (ou Taux horaire) et Acompte requis concernent l'argent. Durée est. est ce que le client lit dans le devis, une fourchette comme 5 à 6 heures convient donc. Durée du rdv est ce que Maelo bloque réellement dans votre calendrier : donnez-vous le chiffre honnête, préparation comprise.

L'acompte doit être d'au moins 50 dans votre devise, donc un devis en dollars canadiens exige au moins 50 $ CAD, et il ne peut jamais dépasser le total. Si vous avez construit quelque chose que vous réutiliserez, touchez Enregistrer comme préréglage : il se range dans un dossier Ajout rapide que vous pourrez organiser plus tard dans les types de rendez-vous.

Diviser un grand tatouage en séances

Un tatouage de manchette n'est pas un seul rendez-vous, et un devis n'a pas à faire semblant. Touchez Ajouter une séance pour chaque séance. Chacune a son propre prix, son acompte et sa durée, et le créateur fait le total pour vous. Faites glisser la poignée pour réorganiser, utilisez l'icône de copie pour dupliquer une séance déjà chiffrée, et le crayon pour modifier n'importe quel élément sur place.

Quand vous ne pouvez vraiment pas dire combien de séances il faudra, cochez Des séances supplémentaires pourraient être nécessaires et indiquez une fourchette dans Séances supplémentaires estimées, par exemple 3-5. Elles s'ajoutent aux séances que vous avez listées et se réservent plus tard, et le client les voit présentées ainsi dans le devis. Cela établit les attentes sans vous engager, ni l'un ni l'autre, sur un chiffre.

Proposer des dates

Dans Planification, vous décidez pour chaque séance comment la date est choisie. Proposer des dates vous permet de présélectionner des jours et des heures de début dans votre calendrier, et le client en choisit une parmi les vôtres. Le client choisit lui donne vos disponibilités et le laisse choisir n'importe quelle plage libre. Vous pouvez combiner les deux dans un devis à plusieurs séances.

Vous n'avez pas à tout planifier tout de suite. Une séance laissée sans dates part comme « en attente de planification », et le créateur vous indique combien sont dans cet état avant l'envoi. C'est la façon normale de établir le devis d'un long projet : fixer la première séance et régler le reste plus tard.

Seules les plages où vous êtes réellement libre sont proposées. Le créateur lit les mêmes heures de travail et réservations que votre calendrier, donc une plage proposée ne peut pas tomber un jour de fermeture ni à un moment déjà réservé.

Réviser et envoyer

Révision finale présente le tout : client, lieu, chaque séance avec son coût total, son acompte et son type de planification, et les dates proposées en dessous. Tout ce qui semble incorrect est à un toucher plus haut sur la page.

Message pour le client est la note qui ouvre l'e-mail de devis. Gardez-la chaleureuse et courte. Notes du rendez-vous, en dessous, est privé et ne quitte jamais votre compte : mettez-y vos notes de préparation et vos rappels. Touchez Aperçu de l'e-mail pour lire le vrai e-mail avant tout le monde, puis Envoyer le devis et confirmez.

Ce que reçoit le client

Votre client reçoit un e-mail intitulé « Nouvelle devis de » suivi de votre nom. Il commence par votre message, puis un tableau de chaque séance avec sa durée, son total estimé et le montant à payer pour réserver, suivi de vos dates proposées sous forme de boutons à toucher. En dessous se trouvent votre adresse avec une carte, et un seul bouton Réserver maintenant.

L'e-mail précise que l'acompte est déduit du total, et non ajouté. La taxe, si vous en facturez, est indiquée à côté de l'estimation et perçue avec le solde final le jour même, jamais sur l'acompte.

Réserver maintenant les amène dans leur Client Hub, où ils choisissent leur date et paient. Dès qu'un acompte arrive, vous recevez une notification et cette séance s'ajoute à votre calendrier avec la Durée du rdv que vous avez définie. La demande passe dans votre onglet Réservé une fois que chaque séance du devis est payée. D'ici là, elle reste sous Approuvé dans votre boîte de réception, avec un badge qui compte les rendez-vous déjà réservés.

Modifier un devis déjà envoyé

Rien n'est figé tant que l'acompte n'est pas payé. Ouvrez la demande, utilisez le menu dans l'en-tête et choisissez Modifier le devis pour changer le prix ou Modifier les dates pour proposer d'autres plages. C'est le même créateur, ouvert sur la section dont vous avez besoin.

Maelo détermine ce qui a changé et envoie l'e-mail correspondant : votre client reçoit une mise à jour du prix, du lieu ou des dates plutôt qu'un avis générique « quelque chose a changé ». Si vous modifiez plusieurs choses à la fois, il reçoit une seule mise à jour combinée au lieu de trois e-mails.

• Une séance dont l'acompte est déjà payé affiche un badge Acompte payé.
• Les séances payées ne peuvent pas être rechiffrées, réordonnées ni supprimées.
• Tout le reste du devis reste modifiable par vous.