Proposer des dates et répondre

Deux façons de planifier

Chaque devis que vous envoyez doit répondre à une question : quand. Maelo vous donne deux réponses et vous choisissez par séance, à l'étape Planification du créateur de devis.

Proposer des dates signifie que vous choisissez les jours et les heures et que le client choisit parmi votre liste restreinte. Le client choisit signifie que vous lui remettez vos disponibilités et le laissez réserver ce qui lui convient. L'interrupteur se trouve en haut à droite du panneau de planification, et Maelo décrit le second simplement : remettez votre calendrier, et le client voit vos disponibilités et réserve le créneau qui lui convient.

Si vous ne dites rien, une séance part en Le client choisit. C'est le bon choix par défaut pour la plupart des travaux. Utilisez Proposer des dates quand vous voulez garder le contrôle : une pièce en plusieurs séances qui doit suivre un ordre précis, un client que vous voulez voir tôt, ou un guest spot avec une fenêtre serrée.

Créer une offre

Dans Proposer des dates, vous avez un mois à gauche et les heures du jour que vous avez ouvert à droite. Touchez des jours pour les ajouter, puis touchez les heures que vous voulez offrir pour chacun. Un chiffre sur un jour indique combien d'heures vous y avez offertes, et un résumé en dessous garde le total honnête.

Vous pouvez offrir plus d'une heure le même jour, et plus d'un jour. Le client n'en prend qu'une, donc être généreux ici réduit les allers-retours. Le pied de page affiche votre total en heures et en jours, dans votre propre fuseau horaire.

Les jours et les heures hors de vos heures de travail sont affichés, mais barrés. Vous pouvez quand même en choisir un, et c'est voulu : offrir un dimanche à un client en particulier, c'est à vous d'en décider. + Personnalisé vous permet de saisir n'importe quelle heure quand vos créneaux habituels ne conviennent pas.

L'envoi et la suite

Confirmer la planification vous amène à l'étape de révision. Le bouton reste grisé tant que vous n'avez pas offert au moins une heure ou réglé une séance sur Le client choisit. Toute séance que vous avez présélectionnée sans y mettre d'heure part comme en attente d'horaire, et le bouton vous dit combien avant l'envoi.

Une fois l'envoi fait, le client reçoit un e-mail avec les heures et un bouton Réserver maintenant. Maelo vérifie que le créneau est toujours libre au moment où il le prend, donc si vous avez offert le même samedi à deux personnes, seule la première l'obtient. La demande passe à Approuvée et reste dans votre boîte de réception jusqu'au paiement.

Répondre dans le fil

Chaque demande a son propre fil de messages, donc vous n'avez jamais à deviner quel message direct appartenait à quelle pièce. Ouvrez la demande, écrivez dans la zone du bas et appuyez sur Envoyer. Vous pouvez joindre jusqu'à cinq images à un message, ce qui est le moyen le plus rapide d'envoyer un stencil ou une esquisse pour approbation.

À côté de la zone se trouve un interrupteur Envoyer un e-mail au client. Laissez-le activé et votre client reçoit un e-mail de rappel en plus du message dans son espace. Désactivez-le et le message arrive quand même dans son espace, mais sans sonner dans sa boîte d'e-mails. Pratique quand vous envoyez trois choses de suite sans vouloir le spammer.

Les réponses non lues s'affichent comme une icône d'e-mail bleue avec un compte sur la ligne de la demande. Cliquez dessus pour marquer le fil comme lu sans l'ouvrir.

Modifier un devis déjà envoyé

Rien n'est gravé dans le marbre avant l'arrivée du acompte. Ouvrez la demande et utilisez le menu dans son en-tête. Sur un devis déjà envoyé, vous avez deux entrées vers le même éditeur.

• Modifier les dates vous ramène directement au calendrier pour offrir de nouvelles heures. C'est celle qu'il vous faut quand un client dit qu'aucune ne lui convient.
• Modifier le devis ouvre le tout pour que vous puissiez aussi changer les prix, les séances et les acomptes.
• Une fois l'acompte payé, ces options sont remplacées par Reprogrammer, qui déplace une vraie réservation plutôt qu'une proposition.

Envoyer un devis mis à jour le renvoie au client, qui voit ainsi toujours la version actuelle plutôt que celle d'un vieux e-mail.

Quand le client modifie sa demande

Un client peut modifier sa propre demande après que vous lui avez soumis un prix. Quand il le fait, la demande revient en haut de votre boîte de réception avec une étiquette Modifiée, et la demande elle-même liste exactement ce qui a changé, l'ancienne valeur à côté de la nouvelle.

Son paiement est retenu jusqu'à ce que vous regardiez. C'est le but : personne ne devrait pouvoir remplacer une pièce sur l'avant-bras par un dos complet et payer votre acompte initial pour ça. Vous avez deux boutons. Garder le devis et reconfirmer indique que le changement n'affecte pas le prix et laisse le client continuer sa réservation. Ajuster le devis ouvre l'éditeur pour que vous puissiez refaire le prix.