Approuver et prendre un acompte

Approuver, c'est créer un devis

Ouvrez une nouvelle demande et vous voyez deux boutons : Approuver et Refuser. Approuver ne réserve rien à lui seul. Il ouvre Créer le devis, où vous fixez le prix, l'acompte et les dates, puis envoyez le tout au client d'un seul coup.

Voilà la forme de tout le processus. Vous soumissionnez, il paie, la réservation se fait toute seule. Personne n'a à courir après une facture, et vous ne gardez pas une place pour quelqu'un qui ne s'est pas engagé.

Ce que vous remplissez

Créer le devis comporte trois sections qui se déverrouillent dans l'ordre. Votre lieu figure dans l'en-tête et s'applique à tout le devis.

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   Étape 1: Séances

   Une séance par rencontre. Choisissez un préréglage enregistré, ou configurez-la vous-même avec un Taux horaire ou un Coût total, plus le Acompte requis.

   Deux champs de durée, et la différence compte. Durée est. est ce que le client voit. Durée du rendez-vous est le temps réellement réservé dans votre horaire. Annoncez six heures et bloquez-en sept si c'est ce que votre journée demande vraiment.

   Si la pièce demande plus de séances que vous ne pouvez en tarifer aujourd'hui, cochez Peut nécessiter d'autres séances et donnez un nombre approximatif. Le client voit cette estimation, pour que personne ne pense qu'une manche complète se fait en une journée.

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   Étape 2: Planification

   Par séance, vous choisissez soit Proposer des dates et sélectionnez vous-même les heures, soit Le client choisit et lui donnez accès à vos disponibilités. Tout est expliqué dans proposer des dates et répondre.

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   Étape 3: Révision finale

   Le sommaire montre chaque séance avec son Coût total, son Acompte requis et son Type de planification. Ajoutez un Message pour le client, qui apparaît dans son e-mail comme vos propres mots, et d'éventuelles Notes du rendez-vous privées que vous seul voyez.

   Aperçu de l'e-mail montre exactement ce qui arrive dans sa boîte de réception. Ensuite, Envoyer le devis.

Ce que le client reçoit

Votre client reçoit un e-mail intitulé Votre projet a été approuvé, avec votre message, un tableau des séances, les heures que vous avez proposées et un bouton Réserver maintenant. Le lien le connecte directement à son Client Hub. Pas de mot de passe, pas de compte à créer.

Dans le hub, il voit Prêt à réserver, le devis complet et un bouton Continuer une fois qu'il a choisi une heure. Il n'y a pas d'étape d'approbation distincte pour lui : accepter votre devis, c'est payer l'acompte. La page de paiement affiche À payer aujourd'hui et lui dit clairement que ce montant est déduit de son total.

Si le devis couvre plusieurs rencontres, il n'a qu'à réserver la prochaine. Les autres se trouvent sous un groupe qui lui indique qu'elles peuvent attendre.

Quand il paie

Dès que son acompte est encaissé, la séance est confirmée et le rendez-vous est verrouillé dans votre calendrier. Vous recevez une notification dont le titre contient son nom et les mots a réservé, sur la cloche de votre barre latérale et, si les notifications push sont activées, sur votre téléphone.

Votre client reçoit un e-mail de confirmation de réservation avec son reçu et un fichier de calendrier à ajouter à son propre agenda. Le reçu reste dans son hub sous Reçu de acompte, donc il n'a jamais à vous le demander.

De votre côté, la demande quitte la Boîte de réception et passe dans Réservé. Le panneau devient Détails de la réservation avec un onglet Transactions montrant Total payé et Restant, et un bouton Encaisser le paiement final pour le solde le jour même.

Devis avec plus d'un acompte

Si votre devis comporte plusieurs séances et que chacune a un acompte, la demande ne passe à Acompte payé que lorsque tous sont réglés. D'ici là, elle reste Approuvée dans votre Boîte de réception.

Ce n'est pas un bug et il vaut mieux le savoir, parce que la ligne indique encore Approuvée alors que de l'argent est déjà entré. Cherchez le badge vert à venir sur la ligne : il compte les séances réellement confirmées et dans votre calendrier.

Quand il ne paie pas

Un devis n'expire jamais et il n'y a pas de minuterie de blocage. Il reste dans votre Boîte de réception sous Approuvée jusqu'à ce qu'il se passe quelque chose. Maelo relance, puis vous avertit quand les relances sont épuisées.

• Un e-mail Relance de devis part automatiquement quelques jours après l'envoi du devis, si le client n'a pas répondu et n'a pas réservé. Vous pouvez modifier le texte et le délai dans vos paramètres de notification.
• Le menu de la demande a Envoyer un rappel, qui vous montre d'abord l'e-mail, puis l'envoie. Vous en avez cinq par demande, après quoi Maelo vous dit de communiquer directement avec le client.
• Après deux ou trois jours de silence, la demande affiche une pastille ambre qui compte les jours depuis la dernière nouvelle que le client a eue de vous : le devis, un devis mis à jour ou votre dernier rappel, selon le plus récent. La ligne dans la liste affiche un compteur de jours orange.

Vous pouvez aussi simplement changer d'idée. Modifier le devis (le bouton gris à côté du menu) rouvre le créateur depuis le début, et le menu d'une séance contient Modifier la séance pour ouvrir le créateur avec cette ligne déjà déployée. Annuler ou archiver la retire de votre liste sans rien supprimer.

Avant de pouvoir accepter un acompte

Les acomptes passent par Stripe, donc vos versements doivent être connectés avant qu'un client puisse en payer un. S'ils ne le sont pas, Maelo vous arrête à l'étape de révision plutôt que de laisser votre client tomber sur une erreur au paiement.

Un devis sans acompte est tout à fait valide. Le client confirme quand même son heure, vous avez quand même la réservation, il vous paie simplement en personne.