Refuser, mettre en attente et archiver

Dire non comme il faut

Refuser du travail fait partie du métier, et mal le faire coûte plus cher que de ne pas le faire. Le processus de refus de Maelo existe pour que dire non prenne dix secondes tout en sonnant comme un vrai message humain.

Ouvrez la demande et appuyez sur Refuser. Vous choisissez la raison du refus, décidez d'envoyer ou non un e-mail au client, et pouvez prévisualiser l'e-mail exact qu'il recevra. Rien ne part avant que vous appuyiez sur Refuser la demande.

Vous n'avez pas à écrire la salutation. Maelo l'ajoute pour vous, alors commencez votre message par l'essentiel.

Motifs de refus et vos propres modèles

Sous Pourquoi refusez-vous ? se trouvent vos modèles de refus. Dès le départ, vous avez Pas mon style, Complet, Budget inadéquat et Autre, chacun avec un message rédigé et prêt à l'emploi. Touchez-en un et son message s'insère dans la zone de note, où vous pouvez le modifier avant l'envoi. Le motif lui-même ne sert que pour vos dossiers.

Ces messages sont à vous de réécrire, directement dans la fenêtre de refus. Touchez Modifier à côté du titre pour changer le texte, ajouter vos propres motifs et supprimer ceux que vous n'utilisez jamais. Vous avez retouché une note que vous renverriez? Enregistrer comme nouveau motif, sous la note, la garde pour la prochaine fois. Il n'y a rien à configurer avant votre premier refus : façonnez-les au fur et à mesure, et chaque refus futur vous ressemblera. En savoir plus sur les motifs de refus.

Insérer un champ ajoute des détails comme le nom du client ou la pièce demandée, pour qu'un modèle reste personnel. Aperçu de l'e-mail vous montre le vrai message, avec votre image de marque, avant son envoi.

Ce qui se passe après un refus

Le statut de la demande devient Refusée et elle quitte votre boîte de réception pour l'onglet Archives. Rien n'est supprimé. Si le client revient dans six mois, toute la conversation est encore là.

Du côté du client, on ne lit pas « refusée ». Son espace affiche Non disponible, avec une note indiquant que vous ne pouvez pas prendre la demande pour le moment. Le message que vous avez rédigé l'accompagne.

L'onglet Liste d'attente

Il y a un onglet Liste d'attente à droite de votre barre d'onglets, marqué Bientôt. C'est un espace réservé pour un travail en cours, et rien n'y arrive encore.

Archiver

Archiver, c'est ranger votre boîte de réception sans rien perdre. Faites un clic droit sur une demande sur ordinateur, ou appuyez longuement dessus sur votre téléphone, puis choisissez Archiver la demande. Elle quitte tous les onglets de travail et apparaît dans Archives. Le même menu offre Désarchiver la demande pour la ramener.

Archiver ne change pas ce qu'était réellement la demande. Un travail terminé que vous archivez reste terminé et compte toujours dans vos chiffres de revenus. Cette séparation est voulue : l'archivage concerne votre attention, pas vos livres.

Archiver une demande que vous avez soumise ferme ce devis : votre client ne peut plus réserver à partir de celle-ci tant que vous ne la désarchivez pas. Maelo vous le demande avant. Cochez Ne plus me le rappeler si vous préférez qu'il ne demande plus.

Vous pouvez vous laisser une note sur une demande archivée, comme « pas de réponse » ou « a changé d'avis ». Vous seul la voyez. Ajoutez-la dans l'avertissement d'archivage, depuis Ajouter une note d'archive dans le menu de la carte, ou depuis la barre au bas de la demande ouverte, où vous pouvez aussi désarchiver. Elle s'affiche sous la demande dans l'onglet Archivées de l'historique du client.

Pour faire le ménage, utilisez Sélectionner la demande pour en cocher plusieurs à la fois et les archiver ensemble.

Supprimer pour de bon

Supprimer la demande n'apparaît que sur les demandes déjà archivées. C'est voulu. Supprimer demande deux décisions, donc vous ne pouvez pas effacer une demande active d'un seul faux clic.

• Archivez d'abord la demande.
• Rouvrez son menu et choisissez Supprimer la demande.
• Confirmez, et c'est fini.