La boîte de réception des demandes

Où arrive chaque demande

Demandes est votre boîte de réception des réservations. Chaque demande envoyée par votre formulaire de réservation arrive ici, avec la description, les images de référence, les coordonnées et un fil de messages où vous pouvez répondre. Rien n'atterrit dans votre courriel personnel pour se perdre sous un accusé de réception.

Une demande reste avec un client du début à la fin. Elle commence comme une demande, devient une soumission, puis un rendez-vous réservé, et finit dans Terminées. Vous ne copiez jamais de détails d'un endroit à l'autre.

Si les demandes arrivent actuellement dans vos messages directs Instagram, commencez par diriger les demandes vers votre formulaire de réservation. Pour les étapes après l'arrivée d'une demande, lisez le parcours du client.

Les onglets

Cinq onglets s'alignent en haut de la page, et chacun affiche un compte pour que vous voyiez d'un coup d'œil où en est le travail.

• Boîte de réception regroupe tout ce qui est encore en jeu. Les nouvelles demandes sans réponse, plus les soumissions envoyées que le client n'a pas encore payées.
• Réservées regroupe le travail confirmé. Une demande arrive ici dès que le client paie son dépôt, et elle quitte la boîte de réception en même temps pour que vous ne la voyiez jamais deux fois.
• Terminées regroupe le travail fini, conservé pour vos dossiers et vos chiffres de revenus.
• Liste d'attente est marquée Bientôt. Elle ne fait rien pour le moment.
• Archives contient tout ce que vous avez mis de côté, plus tout ce que vous avez refusé.

L'archivage est distinct du statut. Une demande archivée garde ce qu'elle était vraiment, donc un travail terminé que vous archivez compte toujours dans vos revenus. Archiver, c'est ranger la boîte de réception, pas supprimer. Voir refuser et archiver.

Nouvelles et Approuvées

L'onglet Boîte de réception se divise en deux groupes pour que ce qui a besoin de vous soit en haut.

Nouvelles regroupe tout ce qui attend encore après vous, que vous l'ayez ouvert ou non. C'est aussi ce qui allume le point sur votre barre latérale. Approuvées regroupe tout ce que vous avez déjà soumis et pour quoi vous attendez le client.

Si un client modifie sa demande après que vous lui avez soumis un prix, elle revient dans Nouvelles et porte une étiquette Modifiée montrant exactement ce qui a changé. Son paiement est retenu jusqu'à ce que vous l'ayez regardée, pour que personne ne paie la mauvaise pièce.

Ce que signifie chaque statut

Chaque demande porte un badge de statut. Survolez-le pour obtenir une explication d'une ligne, mais voici l'ensemble complet.

• Nouvelle : le client l'a envoyée et vous attend.
• Approuvée : vous avez envoyé une soumission avec les prix et des options de rendez-vous. Vous attendez que le client réserve.
• Dépôt payé : son argent est arrivé. La date reste à fixer.
• Confirmée : le dépôt est payé et la date est fixée.
• Terminée : la séance a eu lieu et le paiement final est reçu.
• Refusée et Annulée : vous l'avez refusée, ou l'un de vous deux l'a annulée.

Recherche, filtres et favoris

La zone de recherche dans l'en-tête trouve par nom complet du client, adresse courriel et titre qu'il a donné à la pièce. Elle cherche dans l'onglet où vous êtes, donc si vous ne trouvez pas quelqu'un, vérifiez si son travail est déjà dans Réservées ou Archives.

Le bouton de filtre ouvre Filtrer et trier. Triez du plus récent au plus ancien, ou l'inverse, et choisissez si cela vise la date de Création de la demande ou sa dernière Mise à jour. Sous Afficher seulement, vous pouvez limiter à Favorites, Flash ou Événement, et sous État de lecture à Non lues ou Lues. Un point sur le bouton de filtre indique qu'un filtre est encore actif. Réinitialiser les efface.

Touchez l'étoile sur n'importe quelle ligne pour garder une demande à portée de main, puis filtrez sur Favorites quand vous ne voulez que celles-là. C'est le moyen le plus rapide de garder en vue les trois pièces que vous voulez vraiment dessiner cette semaine.

Ouvrir une demande

Cliquez sur une ligne pour l'ouvrir. Sur ordinateur, vous avez le côté du client à gauche et votre zone de travail à droite, partagée entre Infos du rendez-vous et Détails. Sur votre téléphone, elle s'ouvre comme une fenêtre avec les onglets Détails, Images, Messages et Rendez-vous.

Détails contient tout ce que le client a envoyé : la description dans ses propres mots, l'emplacement, la taille, le budget, les images de référence et toutes les questions personnalisées que vous avez ajoutées à votre formulaire. Réservation pour vous indique d'un coup d'œil de quel genre de travail il s'agit : un Design sur mesure, une Pièce flash ou un événement que vous organisez.

C'est d'ici que vous prenez la décision. Approuver ouvre le créateur de soumission, expliqué dans approuver et prendre un dépôt. Refuser envoie un non poli.

Venir à bout d'une pile

Faites un clic droit sur une ligne sur ordinateur, ou appuyez longuement dessus sur votre téléphone, pour un court menu : Sélectionner la demande, Archiver la demande et Supprimer la demande une fois qu'une demande est archivée.

Sélectionner la demande met la liste en mode sélection pour que vous en cochiez plusieurs, puis que vous utilisiez Favori, Archiver ou Supprimer sur le lot d'un coup. La suppression n'est offerte que sur les demandes que vous avez d'abord archivées, donc vous ne pouvez pas effacer une demande active par accident.

Une question sur une demande? Le menu à points de suspension dans l'en-tête contient Aide, qui ouvre Maelo AI. Posez-lui votre question avec vos mots et il vous dirige vers le bon guide.