Terminer un rendez-vous

Marquer comme terminé

Ouvrez le rendez-vous dans votre calendrier et choisissez Marquer comme terminé dans son menu. Cela clôt la réservation : la demande passe dans votre onglet Terminé et le projet de votre client apparaît comme fini dans son hub. Vous avez changé d'avis, ou touché la mauvaise réservation? Annuler « Terminé » dans le même menu remet tout en place.

Vous ne pouvez terminer un rendez-vous que le jour même ou après. Essayez sur une réservation à venir et Maelo vous indique à quelle date l'option se débloque. Cette protection évite qu'un toucher accidentel mette de côté en silence un travail que vous n'avez pas encore fait.

Si vous ne vous en occupez jamais, Maelo le fait pour vous. Une réservation se range d'elle-même un jour après sa dernière séance, à minuit dans votre fuseau horaire. Aucun courriel n'est envoyé à qui que ce soit, vous pouvez donc ignorer tout cet écran et garder une boîte de réception en ordre.

Encaisser le reste de l'argent

Encaisser le paiement sur le rendez-vous, ou Encaisser le paiement sur la demande, ouvre le même panneau. En haut, il calcule ce qui reste : Coût du rendez-vous, plus les taxes éventuelles, moins le Dépôt payé, ce qui donne le Solde à payer. Chacun de ces chiffres est modifiable sur place : un tatouage qui a duré plus longtemps se corrige en un toucher.

En dessous, Options de paiement énumère les façons de l'encaisser.

• Tap to Pay accepte une carte sans contact sur votre propre téléphone.
• Débiter la carte enregistrée réutilise la carte qui a payé le dépôt, une fois que vous confirmez que le client l'a autorisé.
• Payer par carte leur envoie un lien par courriel et place un bouton de paiement sur leur page de réservation, avec un code QR que vous pouvez montrer au comptoir.
• Vos propres modes de paiement, comme le virement bancaire ou le virement Interac, affichent les coordonnées à copier.
• Marquer comme payé enregistre un paiement en argent comptant ou tout autre règlement fait hors de Maelo.

Les modes de paiement qui s'affichent dépendent de vous, dans Paramètres, Paiements, Paiements finaux, tout comme votre taux de taxe. Maelo ne prélève rien sur un paiement final. Chaque option est expliquée plus en détail dans paiements finaux.

Les paiements que vous avez oublié d'enregistrer

Un rendez-vous passé sans paiement final consigné affiche Aucun paiement final enregistré en ambre, et votre calendrier indique le nombre de réservations dans cet état. C'est la seule chose qui vaut la peine d'être relancée, alors Maelo la garde sous vos yeux plutôt que dans un rapport.

Une fois qu'un rendez-vous est terminé de cette façon, la note devient Aucun paiement consigné, et Encaisser le paiement reste disponible. Vous pouvez enregistrer l'argent plus tard et il sera bien comptabilisé.

Pourboires

Quand vous enregistrez un paiement avec Marquer comme payé, une case Pourboire (facultatif) se trouve sous le montant. Inscrivez-y le pourboire en argent comptant et il sera compté dans vos revenus avec le paiement lui-même.

Si le paiement comprenait un pourboire ou une taxe, le reçu de votre client les détaille sur leurs propres lignes, personne n'a donc à remonter à partir d'un seul total.

Absences

Une personne qui ne se présente pas est traitée comme une annulation avec un motif. Annulez la séance et choisissez Absence. Cela libère la plage et inscrit l'incident au dossier de conformité de ce client, daté du rendez-vous manqué, de sorte qu'une récurrence soit visible à sa prochaine réservation. L'étiquette est pour vous seul, et votre client ne la voit jamais.

Vous pouvez aussi facturer l'absence. Activez Facturer des frais d'absence et définissez votre pourcentage dans Paramètres, Paiements, Dépôts et frais. Toute séance dont le dépôt a été payé par carte après cela offre Facturer les frais d'absence. Vous confirmez d'abord que vous avez la permission du titulaire de la carte, et la facturation annule la demande en même temps.

Votre client voit les frais et les accepte sur l'écran de paiement quand il paie son dépôt, et ils sont débités sur la carte avec laquelle il paie. Le pourcentage est fixé pour cette réservation à ce moment-là : modifier votre réglage plus tard ne change jamais ce qu'un client existant a accepté. Les frais sont un pourcentage du prix de la séance, jamais plus que le prix lui-même, et rien n'est jamais facturé à moins que vous ne le facturiez. Les réservations payées avant l'activation de l'option, et celles sans dépôt, ne peuvent pas être facturées.

Ce que voit votre client

Terminer une réservation n'envoie de courriel à personne. Cela ajoute une ligne dans le hub de votre client indiquant que son projet est terminé, et sa page passe à Terminé avec l'historique de chaque séance à laquelle il a assisté. Annuler « Terminé » n'envoie rien non plus.

L'argent, c'est différent. Encaissez un paiement en personne, en argent comptant ou par carte sans contact, et Maelo leur envoie par courriel un reçu indiquant le sous-total, les taxes éventuelles, le pourboire éventuel et le total avec sa devise. S'ils paient par carte en ligne, c'est Stripe qui envoie son propre reçu.

Demandez un paiement avec Payer par carte et ils reçoivent un courriel qui réclame le solde, avec un bouton menant directement au paiement, ainsi que le même bouton sur leur page de réservation jusqu'à ce que ce soit payé.