Incidents, absences et blocage

Notes privées

Ouvrez un client, allez à l'onglet Notes, et la première zone est Notes privées. C'est du texte libre, elle porte un badge « Caché au client », et ce badge est à prendre au pied de la lettre. Rien de ce que vous tapez ici n'apparaît dans un courriel, dans le Client Hub ni dans la conversation. Écrivez, puis touchez Enregistrer les notes.

Servez-vous-en pour ce qui vaut la peine d'être su avant qu'ils s'assoient : comment s'est passée la dernière séance, à quoi ils sont allergiques, qu'ils arrivent toujours avec vingt minutes de retard. C'est une seule zone par client, donc ça se lit comme une note continue plutôt que comme un journal.

Le journal de conformité

Sous la zone de notes se trouve le Journal de conformité, qui est daté plutôt que libre. Chaque entrée est une chose survenue un jour donné. C'est le dossier qu'il vous faut si un client devient une habitude plutôt qu'un cas isolé, et lui aussi n'est visible que par vous.

1. 1

   Étape 1: Ouvrez le formulaire

   Touchez le bouton plus dans l'en-tête du Journal de conformité, ou choisissez Journal de conformité dans le menu à trois points en haut du profil.
2. 2

   Étape 2: Donnez-lui un titre

   Titre est du texte libre, alors décrivez ce qui s'est vraiment passé : « Absence », « Arrivé 40 min en retard », « Annulé le jour même ».
3. 3

   Étape 3: Datez-la

   Date est aujourd'hui par défaut. Changez-la si vous rattrapez quelque chose de la semaine dernière.
4. 4

   Étape 4: Ajoutez le détail

   Notes est facultatif et c'est là que va le contexte. Touchez ensuite Ajouter l'entrée.

Les entrées sont listées de la plus récente à la plus ancienne avec le temps écoulé. L'icône de corbeille sur une entrée la supprime, après confirmation.

Les absences s'inscrivent toutes seules

Vous n'avez pas à consigner une absence à la main. Quand vous annulez une réservation, le panneau d'annulation demande un Motif d'annulation, et deux des trois options s'inscrivent automatiquement au dossier de conformité du client :

• Absence s'inscrit toujours.
• Annulation par le client s'inscrit toujours.
• Autre ne s'inscrit pas, sauf si vous cochez Ajouter ceci au dossier de conformité du client.

Cette distinction est voulue. Annuler pour vos propres raisons, parce que vous êtes malade ou que le studio a été inondé, ne devrait jamais compter discrètement contre le client, alors la case est décochée par défaut. Le motif lui-même ne sert qu'à vos dossiers. Le client ne voit jamais l'étiquette, seulement ce que vous lui écrivez.

Consigner une absence ne facture rien. Pour facturer des frais d'absence, activez Facturer des frais d'absence dans Paramètres, Paiements, Dépôts et frais. Les clients l'acceptent en payant leur dépôt, et vous les facturez à partir de la réservation. Voyez gérer une absence.

Bloquer un client

Bloquer le client se trouve dans le menu de la ligne de la liste Clients et dans le menu à trois points d'un profil. Un client bloqué ne peut pas vous soumettre de nouvelles demandes. Tout ce qui est déjà réservé reste exactement tel quel, donc bloquer n'est pas une façon d'annuler du travail.

La confirmation demande un Message au client facultatif. Ce message lui est montré s'il essaie de vous envoyer une demande, ce qui est votre chance de dire quelque chose d'utile, par exemple de lui demander de vous contacter directement. Laissez-le vide et on lui dira simplement qu'il ne peut pas réserver avec vous en ligne.

Le blocage repose sur son adresse courriel et son numéro de téléphone, alors ouvrir une deuxième boîte ne le contourne pas. Son profil affiche alors une étiquette rouge Bloqué, et Débloquer le client dans le même menu remet tout en place. Vous pouvez bloquer et débloquer aussi souvent que vous voulez.

Archiver plutôt

Si le problème est une liste en désordre plutôt qu'un client difficile, utilisez Archiver le client. Il le cache de tous les filtres sauf Archivés, ne change rien à son sujet, ne bloque rien et s'annule depuis le même menu avec Désarchiver le client. C'est le bon outil pour un client qui a déménagé, et le mauvais pour quelqu'un dont vous ne voulez plus jamais entendre parler.

Supprimer une fiche client

Supprimer le client est le dernier recours. C'est l'option à utiliser quand quelqu'un vous demande d'effacer ce que vous détenez sur lui, plutôt qu'une façon de faire du ménage. La confirmation explique ce qui se passe : le client disparaît de votre tableau de bord, vous avez 30 jours avant que ses renseignements personnels soient anonymisés définitivement, et ses messages et son historique de rendez-vous sont conservés.

Maelo vous indique la date exacte d'anonymisation au moment de confirmer, alors notez-la si c'est important. Garder l'historique des réservations sans les renseignements personnels est ce qui permet à vos chiffres de Financier de rester justes après une suppression.

Pour savoir quoi faire quand un client demande officiellement ses données ou demande à être retiré, voyez Demandes de données des clients.