Motifs de refus

Pourquoi ils sont utiles

Dire non, c'est la partie de la réservation qui gruge votre soirée. Vous savez en dix secondes que la demande n'est pas pour vous, puis vous passez vingt minutes à rédiger quelque chose d'assez aimable à envoyer. Les motifs de refus sont des messages enregistrés parmi lesquels vous choisissez, donc un non n'est jamais une page blanche.

Ce sont des modèles, pas des réponses définitives. En choisir un place son texte dans la fenêtre de refus, où vous pouvez modifier une ligne ou ajouter une recommandation avant qu'il parte.

Ils se trouvent là où vous les utilisez, dans la fenêtre de refus elle-même. Il n'y a rien à configurer d'abord : les modèles par défaut fonctionnent dès le premier jour, et vous pouvez les adapter au fil des vraies demandes.

Les quatre de départ

Chaque compte commence avec quatre modèles, qui couvrent les motifs les plus fréquents :

• Pas mon style, un non chaleureux qui oriente le client vers un artiste mieux adapté à la pièce.
• Complet, quand c'est votre agenda le problème plutôt que l'idée.
• Budget non concordant, qui laisse la porte ouverte s'ils veulent revoir l'ampleur du projet.
• Autre, volontairement vide, pour ceux qui doivent être rédigés de zéro.

Réécrivez les quatre avec votre propre voix. C'est un point de départ, et un client sent la différence entre un message que vous avez écrit et un autre que vous n'avez pas écrit. Si vous vous mélangez, Rétablir les valeurs par défaut, au bas de la liste quand vous touchez Modifier, remet l'ensemble d'origine.

Rédiger les vôtres

Dans la fenêtre de refus, touchez Modifier à côté de Pourquoi refusez-vous ? Les motifs se transforment en une liste que vous pouvez modifier. Touchez-en un, ou son crayon, pour le renommer ou réécrire son message, et la corbeille pour le supprimer. Ajouter un motif en crée un nouveau : donnez-lui un nom court, parce que ce nom est ce que vous voyez sur le bouton, puis rédigez le message en dessous. Les modifications s'enregistrent au fur et à mesure, et Terminé vous ramène à la demande que vous étiez en train de refuser, avec votre note exactement comme vous l'aviez laissée.

Le plus rapide est souvent d'enregistrer en travaillant. Choisissez un motif, ou partez d'une page blanche, et adaptez la note pour ce client. Si le nouveau texte vaut la peine d'être gardé, Enregistrer comme nouveau motif sous la note le conserve pour la prochaine fois, et Mettre à jour réécrit le motif dont vous êtes parti.

Utilisez le bouton Insérer un champ pour ajouter des détails qui se remplissent d'eux-mêmes pour chaque client : son prénom, le titre de votre projet, un lien vers sa demande. Tout ce que vous insérez est remplacé par la vraie valeur à l'envoi du courriel, et un motif enregistré garde le champ plutôt que le nom de ce client.

En utiliser un sur une demande

Ouvrez une demande, choisissez de la refuser, et vos modèles apparaissent sous forme de boutons sous Pourquoi refusez-vous ? Touchez-en un pour charger son texte dans la note, modifiez ce que vous voulez, et touchez Aperçu du courriel si vous voulez le voir comme le client le verra. Modifier, à côté de ce titre, vous permet de changer vos motifs sans quitter la fenêtre.

Un seul commutateur décide si le client reçoit de vos nouvelles. Avec Courriel activé (il affiche le nom de votre client), Refuser la demande envoie le courriel de refus, avec votre note si vous en avez écrit une. Désactivez-le et la demande est refusée sans contacter le client du tout : pas de courriel, et pas d'alerte dans son hub. C'est le bon choix pour le pourriel et pour les demandes qui n'étaient clairement pas sérieuses.

Les demandes refusées sont conservées dans vos archives, donc un refus n'est jamais une suppression. Vous pouvez relire ce que vous avez envoyé.

Le courriel qui l'entoure

Le motif choisi remplit le corps du message. Tout ce qui l'entoure, l'objet, la salutation et votre image de marque, fait partie du courriel de refus standard. Aperçu du courriel dans la fenêtre de refus montre les deux ensemble, exactement comme le client les recevra.

Pour changer l'objet ou l'apparence, utilisez Apparence et texte du courriel, au bas de vos motifs quand vous touchez Modifier. Cela ouvre le même éditeur que le reste de vos notifications système.