Demandes de données des clients

Ce qu'est une demande de données

Tôt ou tard, un client vous écrira pour savoir ce que vous détenez sur lui, ou pour vous demander de le supprimer. Selon l'endroit où vous vivez, vous et lui, il peut s'agir d'un droit prévu par la loi, et les mots varient : demande d'accès aux renseignements personnels, demande RGPD, demande CCPA, ou simplement « retirez-moi de votre système ».

Cette page explique ce que vous pouvez réellement faire dans Maelo quand une telle demande arrive. Ce n'est pas un avis juridique, et Maelo ne peut pas vous dire si une demande s'applique à vous ni de combien de temps vous disposez pour répondre. Si vous avez un doute, demandez à une personne qualifiée dans votre pays avant de répondre.

Ce que Maelo conserve sur un client

Avant de répondre, ouvrez son profil pour savoir de quoi vous parlez. La fiche d'un client contient son nom, son courriel et son numéro de téléphone, la date de création de la fiche, le nombre de rendez-vous qu'il a eus et la date du dernier.

À cette fiche s'ajoutent les éléments qu'il a lui-même générés :

• Chaque demande de réservation qu'il vous a envoyée, avec ses réponses et les images de référence qu'il a téléversées.
• Le fil de messages entre vous deux.
• Ses rendez-vous, passés et à venir.
• Tout formulaire de consentement qu'il a signé.
• Vos notes privées et les entrées du journal de conformité à son sujet.

Les données de carte méritent une mention à part, parce que vous ne les détenez pas. Les paiements passent par Stripe, et c'est Stripe qui garde la carte. Maelo enregistre le montant et la date, jamais le numéro.

Remettre une copie à un client

Pour un seul client, la liste des clients permet de l'exporter à part. Sélectionnez uniquement ce client, puis utilisez Exporter en CSV dans la barre au bas de l'écran. Vous obtenez un fichier avec son nom, son courriel, son téléphone, son statut, ses lieux, son nombre de rendez-vous et la date du dernier, ce qui couvre la fiche elle-même.

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   Étape 1: Le trouver

   Cherchez son nom ou son courriel dans Clients pour que seule sa ligne s'affiche.
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   Étape 2: Sélectionner la ligne

   Choisissez Sélectionner dans le menu de la ligne, puis touchez sa ligne.
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   Étape 3: Exporter

   Touchez Exporter en CSV dans la barre, puis envoyez-lui le fichier.

Ses demandes, ses messages et ses rendez-vous ne sont pas dans ce fichier. Le plus simple pour les inclure est d'ouvrir l'onglet Historique du client et son fil de messages, puis de copier ce qui est pertinent. Gardez vos notes privées et vos entrées de conformité à l'écart, sauf avis contraire : ce sont votre propre dossier de ce qui s'est passé, pas des données fournies par le client.

Exporter tout ce que vous détenez

Il existe aussi une exportation plus large, pour quand vous voulez le portrait complet plutôt qu'un seul client. Allez dans Paramètres, Compte, Données et confidentialité et touchez Télécharger mes données. Vous obtenez un seul fichier couvrant votre profil, vos clients, vos demandes, vos messages, vos rendez-vous, vos formulaires de consentement, vos finances et vos paramètres.

Deux éléments sont volontairement exclus : les images de signature des formulaires de consentement et les informations de connexion de tout calendrier lié. Le même panneau renvoie aux Conditions d'utilisation, à la Politique de confidentialité et aux Directives communautaires de Maelo, que vous pouvez envoyer à un client qui demande comment Maelo traite ses renseignements.

Quand on vous demande de le supprimer

Utilisez Supprimer le client dans le menu de la ligne ou dans le menu à trois points de son profil. Maelo n'efface pas la fiche sur-le-champ. Le client disparaît tout de suite de votre tableau de bord, et après 30 jours ses renseignements personnels sont anonymisés de façon permanente. Le panneau de confirmation l'indique avant que vous confirmiez, et l'application vous donne la date exacte.

Ses messages et son historique de rendez-vous sont conservés ensuite, sans ses renseignements personnels. C'est ce qui garde vos chiffres de réservations et vos totaux Financier justes une fois qu'une personne a été retirée.

Deux choses qu'il est juste de dire à un client. Supprimer la fiche n'annule pas les courriels qu'il a déjà reçus, et cela n'atteint pas Stripe, qui garde ses propres dossiers de paiement pour ses propres raisons légales. S'il veut aussi que son côté Stripe soit traité, c'est une discussion à avoir avec Stripe, pas quelque chose que vous pouvez faire depuis Maelo.

Si vous avez un doute

Ne devinez pas, et ne vous précipitez pas. Confirmez que vous avez bien reçu la demande, dites quand vous répondrez et prenez le temps de bien faire les choses. Si vous ne savez pas si vous avez le droit de garder quelque chose, par exemple une entrée de conformité au sujet d'une absence, demandez à une personne qualifiée plutôt que de supprimer d'abord.

Si une demande exige quelque chose pour quoi Maelo n'offre pas de bouton, écrivez-nous depuis Aide et nous joindre et décrivez ce qu'on vous a demandé. Il vaut mieux demander que supprimer quelque chose dont vous aviez besoin.